SIPOC

Você deve estar se perguntando, caso você ainda não conheça. O que é, para que serve o SIPOC?

Caso você já conheça a ferramenta, mas gostaria de melhorar ou reciclar seus conhecimentos, continue conosco.  Nesse artigo explicaremos o que é e para que serve o SIPOC, além de ilustrarmos com alguns exemplos para facilitar o entendimento do conteúdo.

Vamos lá?

SIPOC é a abreviação, em inglês, de:

S – Supplier – Fornecedor ou os fornecedores do processo, que podem ser internos ou externos da organização.

I – Input – São as entradas, recebidas dos fornecedores. Elas são o ponto de partida do nosso processo e esse ponto merece uma atenção especial, pois são os recursos e informações que podem afetar o processo. Assim, é importante que as entradas estejam de acordo com as necessidades para o trabalho ser executado adequadamente.

P – Process – Aqui descrevemos o nome do processo, procurando utilizar verbo no infinito para indicar ação (armazenar, produzir, coletar, recrutar etc.). São as principais ações a serem colocadas em prática, as etapas que irão transformar as entradas em saídas, a próxima letra do SIPOC

O – Output – Estão relacionadas com as entregas e resultados dos processos. São elas que importam para nosso cliente e são nelas que coletamos indicadores de eficácia.

C – Customer –  são as pessoas ou profissionais que recebem as saídas de cada uma das etapas. São os clientes internos ou externos. São eles que definem e especificam quais as saídas adequadas para cada processo.

Agora que já explicamos o que significa cada letra do SIPOC vamos entender como utilizá-lo.

O SIPOC é utilizado para melhorar e facilitar o entendimento dos processos. Proporciona um modelo estruturado para a discussão do processo como primeira fase do projeto para mudança e assim, gera um consenso entre os envolvidos antes que esses comecem a desenhar os múltiplos mapas de processos. Quando não se entende um processo, quando não se torna sua visualização macro, fica inviável gerenciá-lo.

O SIPOC nos permite a análise de toda a operação do negócio ou apenas de algumas partes. Mesmo que as ações não estejam mapeadas, elas fazem parte de um fluxo de processos.

Muitas vezes em nossos processos dedicamos tempo em atividades que não agregam valor ao nosso processo, mas que realizamos de forma automática sem questionar sua relevância. O critério de seleção dessas atividades deve ser acurado, para evitar desperdício de tempo, recursos e etc. Mas mesmo assim, muitas delas passam por nós e não nos ajudam a atingir os objetivos de nossos processos. Isso acontece com você? Comigo, sim!

Por isso, o SIPOC se mostra uma ferramenta adequada para aqueles que buscam o entendimento dos processos e sua posterior otimização. Quando gastamos energia em atividades que realmente agregam valor teremos melhores resultados.

Para isso vamos dividi-lo em etapas:

1° Escolha um programa:

Você pode utilizar o Excel para edição do seu SIPOC, por exemplo. É importante você definir uma ferramenta e utilizar como padrão para os vários processos que irá trabalhar.

2° Nomeie seu processo:

A próxima etapa é definir qual processo será analisado. Como já comentamos anteriormente, deve-se utilizar o verbo no infinitivo.

Defina um padrão para nomeação de seus processos, utilizando: verbo no infinitivo + complemento. Como por exemplo: Fabricar roupas femininas, Realizar manutenção de carros, etc.

3° Defina as etapas do processo:

Aqui você deve definir as principais atividades do processo e a ordem que elas devem ser realizadas. Como o SIPOC deve representar uma visão de alto nível, devemos restringir a no máximo 4 ou 5 passos nesse momento. Elas serão a base para o mapa do processo a ser criado após a elaboração do SIPOC. É como se fosse um mapeamento de processo só que mais simples e resumido.

4° Defina as entradas e saídas do processo:

A compreensão de um processo em sua totalidade depende da definição das suas entradas e saídas.

Para isso, é necessário ter em mente que:

As entradas são as informações necessárias para se iniciar um processo, é tudo aquilo que entra em um processo e sofrerá uma modificação. São coisas tangíveis, como requisito de cliente, requisito legal, etc.

As saídas são os resultados do processo. Refere-se ao que sai do processo, após sua modificação. Exemplos de saídas são: relatórios, um produto.

5° Especifique o cliente:

Os clientes são as pessoas que receberão as saídas do processo. São aqueles que se beneficiarão dos resultados. Nem sempre o cliente do processo é o cliente da empresa. Podem ser um gestor, uma área, um fornecedor ou mesmo um consumidor de um determinado produto.

6° Escolha os fornecedores:

Os fornecedores são pessoas ou outros processos que fornecem as entradas.

Vale ressaltar que processos que vão do início ao fim, por exemplo, fornecedores e clientes poderão ser os mesmos.

Que tal alguns exemplos?

Os exemplos irão auxiliá-lo na visualização de como utilizar a ferramenta SIPOC.

1° Exemplo:

Uma confeiteira é responsável por fazer bolos de aniversário. Supondo que mapearemos esse processo, teríamos:

• Definição do programa: excel;
• Definição do processo: fazer bolos de aniversário;
• Fornecedor: supermercado, companhia de energia, companhia de água; companhia de gás; fornecedor de embalagem
• Macro-etapas: comprar o ingredientes (farinha, o óleo, açúcar, leite, fermento, ovos, chocolate e confeitos)-> medir a quantidade de cada ingrediente -> bater os ovos e o açucar-> acrescentar o leite e o óleo -> acrescentar os ingredientes secos -> aquecer o forno -> colocar a massa para assar -> desligar o forno quando ficar pronto após 35 min -> rechear o bolo
• Entradas: farinha, óleo, açúcar, leite, fermento, ovos, chocolate e confeitos
• Saídas: bolo de aniversário;
• Cliente: aqueles que irão comprar o bolo – Aniversariantes

2° Exemplo:

Uma pizzaria produz pizzas. Mapeando esse processo, teremos:

• Definição do programa: Excel;
• Definição do processo: fazer pizza;
• Fornecedor: processo de atendimento de pedidos, fornecedor de materiais diretos, companhia de energia, companhia de água; companhia de gás ou lenha, fornecedor de embalagem, fornecedor de internet
• Macro etapas: recebimento de pedidos -> comprar material direto-> produzir a massa -> rechear a pizza -> assar a pizza -> embalar-> entregar
• Entradas: pedido no site, pedido no balcão, pedido ao telefone
• Saídas: pizza
• Cliente: processo de entrega, consumidor final

Agora que você conhece o SIPOC, faça um exercício, trabalhe em uma atividade de seu processo utilizando a ferramenta. Caso você tenha interesse, acesse www.ksconsultores.com.br para receber nosso ebook sobre SIPOC gratuitamente. Depois que nos conte enviando um comentário para ebook@ksconsultores.com.br.