Por que é importante cumprir prazos?

Algumas pessoas se sentem bastante desconfortáveis quando o assunto é atender um prazo. Talvez pela quantidade de tarefas e compromissos, talvez pela falta de organização do dia a dia.

Em muitas organizações isso pode ser uma doença crônica. Muitos gestores e equipes lidam com essa dificuldade todos os dias.

Por que será que o cumprimento de prazos é uma tarefa tão difícil para alguns?

Aqui no Brasil existe um dito popular: “O brasileiro deixa tudo para última hora…”

Como sabemos essa característica não é somente do povo brasileiro, mas se torna mais evidente em nosso dia a dia, pois de certa forma somos ensinados e aprendemos um “padrão” de deixar tudo para última hora e termos êxito com isso. Esse “padrão” é reforçado toda vez que atingimos os objetivos, mesmo atuando sobre estresse e grande ansiedade, que é gerado pelo atendimento a uma tarefa no limite de seu prazo.
Já sabemos que não vivemos em uma cultura que nos ensina desde de pequenos a planejar e organizar, o que reforça e difunde esse padrão. Em sociedades onde existem uma valorização e reforço da organização, planejamento e disciplina na execução das atividades, percebe-se que funcionam de uma maneira mais estruturada e por consequência, existe uma tendência menor de ocorrer situações que promovam a desorganização. Por outro lado, há consequências para aqueles que agem de maneira diferente da maioria.

Em nossa vida, seja ela pessoal ou profissional, é fundamental e de extrema importância o cumprimento de prazos. Ninguém quer lidar com aquele individuo ou organização que não honra seus compromissos, certo?

Esse compromisso é ainda mais importante no caso das empresas, pois questões como crescimento, produtividade e reputação estão envolvidas. Prazos existem para serem cumpridos e, se não fizer isso, o negócio sofrerá com multas por atraso, reclamações de clientes e fornecedores e com o prejuízo de sua imagem. Tudo isso impacta negativamente os resultados do negócio.

O não cumprimento de prazos funciona com um efeito dominó, pois todas as etapas de uma organização estão interligadas.

Sim, a saída do seu processo ou atividade é a entrada/inicio do próximo processo ou atividade. Quando você deixa de um cumprir um prazo dentro da sua organização toda a cadeia está sendo afetada.

Lembre-se, o atendimento do prazo de sua tarefa poderá impactar diretamente na tarefa do seu colega.

A questão não está liga apenas ao ambiente corporativo. Esse hábito pode afetar sua vida pessoal e financeira. Quando realizamos atividades em cima dos prazos tendemos a não nos atentarmos aos detalhes e as nossas necessidades reais. Por consequência, o mínimo de planejamento e organização que poderiam existir, fica cada vez mais difícil de segui-los próximo do prazo. Alguns bons exemplos são:Compras nas datas comemorativas – todos nós sabemos que todo ano, são comemorados o Dia dos Namorados, Natal, Dia das Mães, Dia dos Pais, Aniversários e etc. Isso não muda. Se você tem o costume de dar presentes, o planejamento é fundamental, até para não pagar mais caro ou correr o risco de não encontrar o que desejava.Declaração do imposto de renda – Idem ao exemplo de cima, com um agravante, a organização mais apurada. Ao longo do ano você provavelmente precise reunir comprovantes, documentos, valores gastos e etc para colocar no sistema da Receita Federal no ano seguinte, até o final do mês de abril, que não é surpresa para ninguém.

Sendo assim, cumprir prazos traz benefícios aos consumidores, empresas, fornecedores e sociedade. E não é difícil ou complicado entregar o que foi combinado no prazo, basta organização, planejamento e disciplina.

Você deve estar se perguntando, “Sim, isso tudo eu já sei, mas como faço para me organizar melhor e atender os prazos?”

Eu vou listar alguma dicas para você…

Defina prazos que você conseguirá atender
Não resolve a situação prometer entregar algo em um prazo que você sabe que será impossível cumprir somente para passar uma imagem de eficiência e rapidez, somente para não desagradar ao chefe, ou ao cliente, ou a pessoa de suas relações pessoais. Essa situação é perigosa e aumenta as chances do prazo não ser respeitado.
Se você promete entregar um produto/tarefa em 5 dias, mas o prazo para conclusão do processo é de 20 dias. É necessário analisar de forma objetiva as datas, variáveis envolvidas para calcular prazo viável que possa ser cumprido.
Quando você for definir o prazo de entrega de suas atividades/produtos, tenha em mente alguns critérios: importância, urgência, capacidade de entrega e o esforço necessário para executar a tarefa. Desta forma seu planejamento será mais realista e suas chances de atendimento maiores.
E use sempre a premissa: “Prometa o que pode cumprir. Cumpra o que prometeu.”

Defina prioridades
Nem todas as tarefas têm a mesma importância e urgência. Não será possível você atender a todas as demandas ao mesmo tempo. Ou pelo menos ainda não foi descoberto uma maneira eficiente de fazer tudo ao mesmo tempo!
Quando você não se atenta a isso, poderá focar naquilo que não é importante e esquecer do que mais importa.
1° – Atividades urgentes que impactam diretamente o resultado do negócio, que podem trazer prejuízos severos, devem ser realizadas primeiro.
2° – Atividades importantes, mas que não impactam diretamente o resultado do negócio, devem ser feitas na sequência.
3° – Atividades secundárias, de menor importância, que não interferem no resultado de negócio, podem esperar um pouco para serem realizadas e entregues.
Quando você define as prioridades seu trabalho e de sua equipe é realizado com menor nível de estresse e maior nível de qualidade e produtividade.

Saiba dizer Não
Muitas vezes para não desagradar o chefe ou um colega, assumimos tarefas sem avaliar os impactos que essas podem causar.
Assumir mais do que se pode realizar é um fator que contribui para o não cumprimento de prazos.
Nem sempre é uma tarefa fácil dizer ‘não’. Assim, é fundamental você negociar sempre que alguém lhe solicitar a inclusão de tarefas novas a sua lista. Desta forma, você manterá o foco, a qualidade e o atendimento aos prazos.
Utilize o “Não Positivo”. É um recurso do qual você diz para seu cliente interno ou externo um primeiro “não”, porém você explica a situação existente e negocia um prazo onde você consiga cumprir e que atenda seu cliente sem prejudica-lo. Procure uma relação ganha X ganha durante a negociação.

Divida em etapas
Se a tarefa/atividade que você necessita executar é muito grande, uma sugestão é dividi-la em tarefas menores, quando possível. Isso facilitará sua execução e você terá mais foco e qualidade, pois tarefas menores despendem menor tempo e são mais rápidas de serem concluída.

Acompanhe
O acompanhamento é fundamental para manter o controle dos prazos.
Imprevistos podem ocorrer e suas atividades poderão ser remanejadas e entregas serem reprogramadas. Para isso um bom cronograma de acompanhamento que inclua status das atividades e planos de ações, caso as mesmas não sejam realizadas conforme o planejado, deve ser elaborado.
Realize reuniões com sua equipe e com os envolvidos nas atividades, sejam eles, cliente, fornecedores, parceiros, etc. Quando todos estão envolvidos e com a mesma visibilidade sobre datas, as surpresas e mal entendidos são excluídos.
Hoje, está muito mais prático e simples realizar o acompanhamento dos prazos. A tecnologia nos auxilia oferecendo agendas, lembretes e softwares, como um ERP, por exemplo.
Essa ferramentas facilitam a vida das empresas e as ajudam a realizar tarefas, sem perder datas.

Antecipe os imprevisto
Alguns imprevistos podem ser evitados através de um gerenciamento de riscos. Mas quando falamos em atividades do dia a dia, o ideal que seja feito o planejamento diário contando com uma margem de tempo total do dia para os imprevistos. Se ocorrerem, já estavam dentro do esperado. Caso contrário, o tempo pode ser aproveitado para adiantar outras tarefas.

Valorize e reconheça o cumprimento de prazos
Criar estímulos positivos é muito importante. Valorizar o cumprimento de prazos por sua equipe e até os seus próprios estimula o respeito das datas e a realização das tarefas conforme o programado. Todo mundo gosta de ser reconhecido após um bom trabalho.
Tornar o cumprimento de prazos algo prazeroso e um hábito saudável em sua empresa e até na sua vida pessoal, beneficia o negócio e seus relacionamentos.

Esperamos que essas dicas te auxiliem e que possam tornar mais tranquilo seu dia a dia. Até breve!